1. Stwierdzenie, że karta QSL potwierdza łączność dwustronną z tą samą stacją i tą samą emisją.

      Najczęściej używane są stwierdzenia w języku angielskim lub skróty slangu: CONFIRMING 2 WAY QSO lub CFM QSO - w tym przypadku w rubryce rodzaj emisji należy umieścić informację 2 x CW; 2 x SSB.Karta SWL w miejsce CFM QSO powinna zawierać stwierdzenie nasłuchu np. HRD UR SIGS lub podobne.

      UWAGA: łączności przeprowadzone emisjami mieszanymi np. CW - SSB mogą być nie zaliczone do punktacji zawodów, dyplomów itp.
  
   2. Miejsce (rubryka) na wpisywanie czytelnego znaku korespondenta.

      Znaki obowiązkowo dużymi literami drukowanymi ze zwróceniem szczególnej uwagi na litery np. I -J; U - V; H - M; itp. Cyfrę zero obowiązkowo kreślić aby nie mogło być pomylone z literą O.
  

   3. Godzinę rozpoczęcia łączności określać obowiązkowo według UTC.

      Jest to obowiązujący czas uniwersalny - równoznaczny czasowo z czasem GMT.
  
   4. Datę należy pisać wg systemu: rok - miesiąc - dzień.

      Oto przykładowy zapis daty 1999-04-02 lub 2002-05-21. Zalecane jest używanie skrótu lub pełnej nazwy miesiąca w języku angielskim np. 2002 Januar 21. Nie stosować oznaczeń miesięcy cyframi rzymskimi!
  

   5. Raport dla korespondenta.

      Przy łącznościach telegraficznych obowiązuje raport 3 cyfrowy np. 579.Przy łącznościach fonicznych (SSB; AM; FM) obowiązuje raport dwu cyfrowy np. 58. Dodatkowe iformacje określające warunki odbioru, propagacji, jakości sygnału, określać skrótami kodu Q np. QSB; QRM; QRK; QRN; itp. Nie zaleca się stosowania raportów łamanych typu 57/9-9 przy CW, lub 57/9 przy SSB, gdyż raporty takie mogą sugerować np. raport telegraficzny i pracę obustronną różnymi rodzajami emisji (CW-SSB). Należy stosować: np. przy CW 579 QSB; lub przy SSB - 58 QSB lub QRN.
  

   6. Pasmo należy podawać w oznaczeniu MHz.
  

   7. Rodzaje emisji.

      Podawać literami drukowanymi jak np. CW; SSB; AM; RTTY; SSTV; lub np. A1A; R3E; J2C; F1C; itp.
  

   8. Podpis operatora.

      Pełny lub inicjały lub skrut.
   9. QTH

      Miejscowość zainstalowania radiostacji, przy łącznościach VHF/UHF/SHF/EHF należy obowiązkowo podawać lokator np. LOC: JO83XC. Przy łącznościach MF/HF również zaleca się podawanie lokatora.
 

   10. Własny znak nadawczy lub nasłuchowy.

      Znak powinien być elementem dominującym na karcie QSL. Obowiązkowo dużymi drukowanymi literami. Można stosować litery stylizowane, jednak muszą być czytelne dla każdej narodowości. Znak nasłuchowy należy pisać w formie: SP2-275-BY, nie należy używać znaku łamanego np. SP2 2188/By, gdyż sugeruje to pracę stacji w tym przypadku np. z Chin.
 

   11. Na karcie QSL winien być rysunek znaczka organizacyjnego PZK o wzorze i kształcie zatwierdzonym przez ZG PZK.

      Niektóre bowiem organizacje i wydawcy nie uznają np. do dyplomów kart QSL bez znaczka organizacji należącej do IARU i tak karta dla kolekcjonera dyplomów jest bez wartości i może być przyczyną nie otrzymania potwierdzenia łączności. Dopuszczalne jest umieszczenie znaków określający przynależność nadawcy czy SWL-owca do Klubu , jednak muszą być zgodne z oryginalnymi wzorami tych organizacji.
 

   12. Zgodnie z obowiązującą Uchwałą Konferencji IARU wymiary karty QSL ustalono 9 x 14 cm przy wadze 4 g.

      IARU zaleca pozostawienie w dolnej części karty QSL nie zadrukowanego marginesu o wysokości 12 mm, które będzie potrzebne do nadruku maszynowego podczas automatycznego sortowania kart QSL.
 

   13. Przy wypełnianiu kart jednostronnych konieczne jest wpisywanie dodatkowo na odwrocie karty w lewym górnym rogu korespondenta ułatwia to ekspedycję kart w biurze QSL.
 

   14. Informację o skrócie województwa należy podawać w następującej formie BY for POLSKA AWARD. Jest to jedyna właściwa forma.


Obok wyżej podanych informacji obowiązkowych, na karcie QSL mogą być poddane informacje dodatkowe i tak np.:

• rodzaj stosowanego sprzętu nadawczo-odbiorczego,

• rodzaj stosowanej anteny lub anten,

• imię, nazwisko i dokładny adres operatora (lub stacji klubowej),

• informacje o QSL no. PSE - TNX - QSL itp.,

• skróty lub pełne treści informacji grzecznościowych lub rubryka na krótką korespondencję,

• adres centralnego biura QSL,

• informację o przynależności do klubów specjalistycznych,

• informację o zdobytych ciekawych dyplomach itp.,

• rysunki, zdjęcia mające na celu pokazanie operatora, stacji, regionu lub miasta.

W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na stronę graficzną i techniczną wykonania, estetykę smak i formę, która powinna być jednocześnie odbierana przez odbiorcę w dowolnym kraju świata. Nie zaleca się stosowania herbów miast, województw, gdyż nie są czytelne poza granicami Polski.

Bardzo ważną sprawą jest umieszczenie dłuższych informacji np. na temat rocznic obchodów jubileuszowych na kartach przeznaczonych do wysyłki poza kraj. Muszą one posiadać tłumaczenie w języku angielskim. Treść informacji musi być tłumaczona i akceptowana przez tłumacza przysięgłego. Należy jednak zastanowić się nad celem zamieszczenia takiego tekstu, gdyż nie zawsze bowiem informacje o obchodach np. 20 lecia klubu lub nawet 700 lecia miasta interesują krótkofalowców z innych państw i regionów świata.

Przy stosowaniu tekstów reklamowych na karcie QSL, zaleca się używanie do celów reklamowych jednej strony karty, a dla celów krótkofalarskich strony drugiej.

Pamiętajmy, że karta QSL jest wizytówką indywidualnego krótkofalowca lub klubu i reprezentuje polskie krótkofalarstwo w świecie.